Каждая современная компания сталкивается с необходимостью организации и проведения конференции в Ростове. Если небольшая внутренняя, она же внутрикорпоративная, конференция даёт какие-то гарантии по явке людей и может быть создана своими силами, то флагманские, внешние деловые мероприятия, требуют огромного внимания. Команда ивент-агентства План А более 5 лет занимается проведением конференций на Юге России и в других регионах. На нашем счету проекты самого разного масштаба – от камерных семинаров, круглых столов до больших серий конференций по нескольким городам России.

Прежде всего, необходимо точно определить цели и задачи мероприятия. Ориентируясь на них, мы сможем сделать для Вас идеальное предложение.

Как организовать конференцию.

9 шагов для Успешного и Эффективного события:

1. Подбор конференц-зала, соответствующего запросам мероприятия. С учетом вместимости, планировки, возможностей площадки и десятка нюансов, о которых вы можете даже не вспомнить. Даже от того в каком районе города находится площадка и есть ли там парковка может зависеть явка приглашенных участников!

2. Аренда технического оборудования. Качественные и профессиональные звук и свет, экраны, возможно даже необычной формы, оборудование для прямых включений, трансляций и даже аренда интерактивного оборудования для конференции. Мы также предоставляем услуги по аренде и производству выставочного оборудования, если необходимо сделать рекламные стенды или презентацию нового товара. В застройке площадки нам помогают только профессиональные монтажные бригады, которые постоянно работают на рекламных проектах и выставках.

3. Организация кофе-брейков, с учетом специфики гостей. Мы индивидуально подходим к формированию меню для каждого мероприятия, ведь понимаем, что никакие бонусы не сотрут из памяти гостя чувство голода. Однако, мы умеем найти лучший вариант для любого бюджета.

4. Оформление площадки. План размещения брендинга, дизайн и производство рекламных материалов, полиграфии, навигации и сувенирной продукции. Всё популярнее становится разработка фирменного стиля мероприятия, в частности, конференций. Дизайнеры агентства Plan A подберут оригинальную идею, сочетая ваш брендбук и тематику конференции и создадут уникальный яркий контент, который можно использовать на экране, в создании пригласительных, общем оформлении и любом пункте, по Вашему желанию.

5. Найти идеального спикера. Выступление приглашенного эксперта – очень популярный способ разнообразить тайминг конференции. Взгляд со стороны – путь к новым знаниям и открытиям, но так сложно, среди множества предложений, выбрать именно того, кто способен точно, как в цель, попасть в тематику Вашего мероприятия. Наши специалисты предоставят вам большой выбор проверенных спикеров с подробным портфолио и возможностью лично пообщаться в рамках встречи или скайп-колла. Вы будете уверены на 100 % в своём выборе!

6. Необходим ли ведущий на конференции? У многих заказчиков его участие вызывает опасение неуместных шуток, излишней «свадебности», но это далеко от реальности, ведь мы четко понимаем различия в организации деловых мероприятий и частных праздников. Ведущий на конференции, как правило, играет роль модератора, приветствует, представляет спикеров и участников, объявляет дальнейшую программу. Но от этого его значимость только возрастает. В случае присутствия иностранных гостей, мы подберем ведущего, говорящего на необходимом или английском языке или переводчика-сопровождающего. Лишь профессиональный ведущий сможет стать украшением и лицом делового события. Искусство конферанса в купе с официальной сдержанностью, чистая речь и приятная внешность – именно таким хочется видеть ведущего конференции. Попробовав хоть раз переложить все подводки и объявления на плечи профессионального ведущего, вы больше никогда не захотите поручать это сотрудникам. Проверено!

7. Создать комфортный и насыщенный тайминг и план мероприятия. Грамотное сочетание деловой программы, времени на свободное общение и кофе-брейков, поможет создать бодрую атмосферу, которая станет залогом эффективности конференции. При необходимости, Ваши выделенные менеджеры event-агентства Plan A, помогут с организацией и координацией трансфера гостей, гостиничным размещением. Мы позаботимся о создании красивой welcome-зоны с удобной системой регистрации на мероприятие, произведем бейджи, информационные материалы, канцелярию с символикой компании. Фото-зона или брендовая инсталляция развлекут гостей и оставят памятные кадры. И многое другое, в зависимости от задач мероприятия.

8. Разнообразить программу и выделиться среди конкурентов. Классическим завершением конференции являются фуршет, банкет или гала-ужин. В большинстве регионов России, творческие коллективы активно выступают на брендовых мероприятиях и обширная база подрядчиков event-агентства Plan A, позволяет нам предложить Вам множество достойных вариантов развлечений и шоу на банкет более чем в 30 городах. Помимо этого, набирают популярность деловые игры, интерактивные викторины, экскурсионные программы и даже экстремальные приключения. Мы можем не только организовать эффективное деловое событие, но и эффектное завершение, способное превратить Вашу конференцию в настоящий предмет зависти Ваших конкурентов!

9. Организовать систему отзывов о мероприятии. Для нас принципиальна эффективность организованных нами событий. Мы разработали несколько систем сбора обратной связи, в зависимости от пожеланий наших клиентов. Для компаний, которые проводят конференции ежегодно или чаще, это один из важнейших факторов дальнейшего развития в направлении деловых мероприятий.

Мы рассказали вам только о нескольких основных, по нашему мнению, шагов по организации деловых мероприятий. Множество деталей, о которых необходимо позаботиться, мы с удовольствием обсудим с вами при встрече или скайп-колле, загляните в раздел Наши Контакты.

Event-агентство Plan-A – специалисты в организации конференций и деловых мероприятий любого уровня и масштаба. Загляните в наше портфолио и у вас не останется сомнений!